GDPR

Den 25:e maj 2018 får Sverige och övriga länder i EU en ny gemensam lagstiftning (GDPR) som bl.a. reglerar hur företag får behandla och lagra personuppgifter. En nyhet i denna dataskyddsförordning är kännbara sanktionsavgifter om man bryter mot reglerna.
Det är också ändringar i tolkningen för vad som är en personuppgift. I den nya lagen pratar man om identifierare.

En personuppgift är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton på personer klassas som personuppgifter. Ja, till och med ljudinspelningar som lagras elektroniskt kan vara personuppgifter även om det inte nämns några namn i inspelningen.
Ett bolags organisationsnummer är ofta inte en personuppgift men är det om det handlar om en enskild näringsverksamhet. Registreringsnumret på en bil kan vara en personuppgift om det går att knyta till en fysisk person medan registreringsnumret på en firmabil som används av flera, kanske inte är en personuppgift, för att ge några exempel.

ELIT PARTNER AB

ELIT Partner AB (ELIT) värnar om din personliga integritet och vi strävar alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa de lager och regler som gäller för dataskydd.
Som ett led i den nya lagstiftningen kommer du som kund till ELIT Partner AB får teckna ett tjänsteavtal som bl.a. reglerar sekretess, säkerhet, integritetspolicy och biträdesförfarande.

I länken nedan finner då vår integritetspolicy.
Integritetspolicy

PYRAMID

För er som har Pyramid kan det vara bra att läsa nedan information.

Pyramid är bara ett av många sätt att lagra information på. Det är alltid man själv (personuppgiftsansvarig, PA) som är ansvarig för den information man lagrar i Pyramid.

Lagring av data i Pyramid:
I Pyramid registreras personuppgifter i följande rutiner:

  • 720 Kunder
  • 721 Personal
  • 724 Kundprospekt
  • 725 Leverantörer
  • 726 Kontakter
  • 871 Användare
  • Andra ev. egna rutiner

Här kan du även rätta felaktiga, ofullständiga eller missvisande personuppgifter.

Utöver de uppgifter som finns direkt på kunder, leverantörer, personal, kontakter och kundprospekt i Pyramid, finns det och kan det finnas personrelaterade uppgifter i följande funktioner:

  • F7-texter
  • Husarbete Rot/Rut (personnummer, telefonnummer med mera)
  • Order/Inköp (Er referens, med mera.)
  • Fritextfält
  • Leveransadresser (på kund respektive order)
  • CRM/Säljstöd – aktiviteter
  • Dagboksanteckningar
  • Aviseringar (e-post, telefonnummer)
  • Faktura/Kvittoarkiv (Måste sparas i 7 år enligt bokföringslagen 7 kap)
  • Dokument, PDF, XML-filer, och Textfiler för bland annat. order, inköp med mera
  • Reklamationer (e-post, telefonnummer)
  • Anpassningar (egna databasfält med mera)

Registerutdrag av personuppgifter i Pyramid:
Rätten till registerutdrag (se Nya Dataskyddsförordningen, artikel 15) hanteras enklast genom att ta ut information om dina kunder, leverantörer eller anställda via Pyramids infostudior.

  • 8112 Kunder
  • 8113 Leverantörer
  • 8114 Personal
  • 8128 Kundprospekt
  • 8160 Kontakter
  • Andra ev. egna rutiner

Radera personuppgifter i Pyramid:
Vill du ta bort uppgifter för kund, leverantör, personal, kontakt, eller kundprospekt gör du det via registervårdsrutinen och kommandot Ta bort.

En personuppgift som är kopplad till en offert, en order, ett inköp, ett kvitto eller en faktura kan inte raderas. I dessa fall kan du anonymisera personuppgifterna genom att ersätta dem/data med någon annan text, exempelvis Bortglömd.
För att enkelt kunna söka fram dessa i våra studior rekommenderar vi att samma tecken eller text används på samtliga ersättningar.

Pyramid 4:
I Pyramid 4 kommer Unikum att vidta åtgärder i enlighet med GDPR. De ser där över möjligheten att införa ytterligare stöd för gallringsrutiner, registerutdrag och samtyckeshantering. I dagsläget är inget fastställt. De återkommer med mer information framöver.

Att tänka på:
Eventuella kopior av Pyramids datamappar på servern, eller andra enheter.
PDF-filer (t.ex. ordererkännande, inköp, fakturor etc.) som skapats och sparats på er server av Pyramid.
Om ni tar emot eller skickar order-, leverans- eller fakturafiler så sparas oftast ursprungsfilen på er server.